CONFERENCE

APPLICATION FORM

• Application Form : https://eprl.usm.my

GUIDELINES

• Guidelines  

PENGENALAN

• Panduan ini menjelaskan syarat, kriteria dan prosedur permohonan pembiayaan persidangan/bengkel/lawatan rasmi rasmi ke luar negara bagi staf Universiti Sains Malaysia dengan pembiayaan Tabung Persidangan Luar Negara (TPLN) atau Geran Penyelidikan.
• Adalah diingatkan, Bahagian Penyelidikan & Inovasi HANYALAH MELULUSKAN PEMBIAYAAN bagi menghadiri persidangan / bengkel / lawatan rasmi rasmi ke luar negara sahaja dan ianya tertakluk kepada kelulusan perjalanan atas urusan rasmi oleh Bendahari, Naib Canselor dan Ketua Setiausaha KPT (KSU) seperti yang telah dihebahkan oleh Jabatan Pendaftar.

DEFINISI

• Persidangan

Merangkumi semua seperti persidangan, seminar, simposium, kongres, kolokium, forum yang berkaitan dengan penyelidikan sebagai pembentang oral, poster, penceramah undangan, panel, pengerusi panel dan peserta.

• Lawatan Rasmi

Bermaksud perjalanan bagi tujuan penyelidikan seperti lawatan rasmi, menjalankan penyelidikan, mesyuarat, perbincangan, rundingan dan sebagai wakil universiti/delegasi dalam tempoh kurang dari 14 hari.

• Geran Penyelidikan

Bermaksud geran penyelidikan yang terdapat dan diuruskan oleh Bahagian Penyelidikan & Inovasi, Universiti Sains Malaysia seperti berikut:

KRITERIA PERMOHONAN

• Kriteria Permohononan

NILAI BANTUAN

Tabung Persidangan Luar Negara (TPLN)

Bantuan kewangan yang boleh dipertimbang serta diluluskan adalah dalam bentuk subsidi seperti berikut:

• Yuran

Yuran persidangan yang ditetapkan oleh pihak penganjur atau sebagainya.

• Tambang

Bantuan perjalanan yang termurah dan terdekat. Penerbangan udara dengan kelas ekonomi sahaja.

• Penginapan

Penginapan adalah mengikut kadar yang telah diluluskan oleh Jawatankuasa Tetap Kewangan Universiti seperti dalam Lampiran A.

• Subsisten

Subsisten adalah mengikut kadar yang telah diluluskan oleh Jawatankuasa Tetap Kewangan Universiti seperti dalam Lampiran A.

• • Wang Pendahuluan

Pemohon boleh mendapatkan wang pendahuluan melalui Jabatan Bendahari dengan mengisi borang berkaitan dan dilampirkan bersama dengan surat/catatan kelulusan daripada Bahagian Penyelidikan & Inovasi dan Ketua Setiausaha (KSU).

• • Tambang Perjalanan

Tempahan tiket penerbangan adalah melalui agensi penerbangan yang berdaftar dengan Universiti Sains Malaysia sahaja. Penggunaan syarikat penerbangan selain dari MAS, Firefly dan Air Asia perlu mendapat kelulusan terus daripada Naib Canselor.

• • Visa

Urusan mendapatkan visa adalah tanggungjawab pemohon. Bahagian Penyelidikan & Inovasi akan membantu menyediakan surat sokongan bagi memudahkan urusan dalam perkara ini.

• • Perlindungan Insurans

Perlindungan insuran adalah ditanggung oleh pihak Universiti Sains Malaysia atau melalui geran penyelidikan.

• • Tuntutan

Semua tuntutan hendaklah dimajukan ke Bahagian Penyelidikan & Inovasi selewatnya 14 hari selepas tarikh kembali bersama dengan surat kelulusan pembiayaan daripada Bahagian Penyelidikan & Inovasi dan surat kelulusan perjalanan daripada KSU.

• Geran Penyelidikan

Perbelanjaan menggunakan geran penyelidikan adalah mengikut syarat yang ditetapkan penaja geran, kadar kelayakan pemohon dan juga tertakluk kepada baki peruntukan semasa geran.

• • Wang Pendahuluan

Pemohon boleh mendapatkan wang pendahuluan melalui Jabatan Bendahari dengan mengisi borang berkaitan dan dilampirkan bersama dengan surat/catatan kelulusan daripada Bahagian Penyelidikan & Inovasi dan Ketua Setiausaha (KSU).

• • Tambang Perjalanan

Tempahan tiket penerbangan adalah melalui agensi penerbangan yang berdaftar dengan Universiti Sains Malaysia sahaja. Penggunaan syarikat penerbangan selain dari MAS, Firefly dan Air Asia perlu mendapat kelulusan terus daripada Naib Canselor.

• • Visa

Urusan mendapatkan visa adalah tanggungjawab pemohon. Bahagian Penyelidikan & Inovasi akan membantu menyediakan surat sokongan bagi memudahkan urusan dalam perkara ini.

• • Perlindungan Insuran

Perlindungan insuran adalah ditanggung oleh pihak Universiti Sains Malaysia atau melalui geran penyelidikan

• • Tuntutan

Semua tuntutan perbelanjaan hendaklah dihantar terus ke Jabatan Bendahari melalui perakuan PTJ masing-masing bersama dengan surat kelulusan pembiayaan daripada Bahagian Penyelidikan & Inovasi dan surat kelulusan perjalanan daripada KSU.

TEMPOH PERJALANAN

• Tempoh perjalanan menghadiri persidangan/bengkel/lawatan rasmi ke luar negara adalah mengikut tarikh persidangan/bengkel/lawatan rasmi dengan tambahan satu hari (TPLN) dan tambahan dua hari (Geran Penyelidikan).
• Jika pemohon melebihi tempoh perjalanan yang ditetapkan, Bahagian Penyelidikan & Inovasi tidak akan bertanggungjawab atas semua kos yang terlibat. Permohonan melebihi tempoh perjalanan hanya akan dipertimbangkan atas sebab bencana atau kemalangan yang tidak dapat dielakkan dengan justifikasi.

KERTAS KERJA PEMBENTANGAN

• Pemohon diwajibkan menghantar satu salinan kertas kerja pembentangan atau penerbitan/prosiding yang dihasilkan ke Perpustakaan Universiti 20 hari selepas kembali dari persidangan.

PEMBATALAN PERMOHONAN

• Sekiranya berlaku pembatalan perjalanan ke luar negara samada oleh pihak penganjur atau pemohon sendiri, makluman secara bertulis perlu dihantar ke Bahagian Penyelidikan & Inovasi.
• Bahagian Penyelidikan & Inovasi tidak akan bertanggungjawab terhadap sebarang tuntutan kos, perbelanjaan atau kos lain yang dikenakan disebabkan kegagalan pemohon memaklumkan kepada Bahagian Penyelidikan & Inovasi bagi pembatalan perjalanan ke luar Negara tersebut.

MAKLUMAT TAMBAHAN

• Semua pemohon masih tertakluk kepada peraturan dan perbelanjaan kewangan seperti ditetapkan pihak Universiti dan kegagalan mematuhi peraturan ini boleh dikenakan tindakan sewajarnya seperti surcaj atau lain- lain tindakan tatatertib.
• Sebarang pindaan akan dibentangkan semula di Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Penyelidikan untuk perakuan sebelum dimajukan ke Jawatankuasa berkaitan untuk kelulusan lanjut.

TATACARA PERMOHONAN

• Melalui system eOtra – eOTRA (usm.my)

FLOW CHART

• Flow Chart