CONFERENCE

APPLICATION FORM

• Application Form : https://eprl.usm.my
• Borang Permohonan Skim Insentif Pengantarabangsaan (I2S)
• Garis Panduan Skim Insentif Pengantarabangsaan (I2S)

PENGENALAN

• Panduan ini menjelaskan syarat, kriteria dan prosedur permohonan pembiayaan persidangan/bengkel/lawatan rasmi rasmi ke luar negara bagi staf Universiti Sains Malaysia dengan pembiayaan Geran Penyelidikan.

• Adalah diingatkan, Bahagian Penyelidikan & Inovasi HANYALAH MELULUSKAN PEMBIAYAAN bagi menghadiri persidangan / bengkel / lawatan rasmi rasmi ke luar negara sahaja dan ianya tertakluk kepada kelulusan perjalanan atas urusan rasmi oleh Bendahari, Naib Canselor dan Ketua Setiausaha KPT (KSU) seperti yang telah dihebahkan oleh Jabatan Pendaftar.

DEFINISI

• Persidangan

Merangkumi semua seperti persidangan, seminar, simposium, kongres, kolokium, forum yang berkaitan dengan penyelidikan sebagai pembentang oral, poster, penceramah undangan, panel, pengerusi panel dan peserta.

• Lawatan Rasmi

Bermaksud perjalanan bagi tujuan penyelidikan seperti lawatan rasmi, menjalankan penyelidikan, mesyuarat, perbincangan, rundingan dan sebagai wakil universiti/delegasi dalam tempoh kurang dari 14 hari.

• Geran Penyelidikan

Bermaksud geran penyelidikan yang terdapat dan diuruskan oleh Bahagian Penyelidikan & Inovasi, Universiti Sains Malaysia seperti berikut:

1. Hanya dibenarkan untuk pembentangan kertas kerja penuh secara lisan sahaja.
2. Kelayakan hanya dibenarkan kepada ketua dan ahli projek sahaja bagi Geran Kementerian (pelajar tidak dibenarkan)
3. Kertas kerja yang dibentangkan perlu diterbitkan dalam prosiding berindeks WoS/SCOPUS/ERA.(sila sertakan bukti daripada penganjur)
4. Keutamaan akan diberikan kepada kertas kerja yang akan diterbitkan dalam Jurnal/Terbitan Khas (Special Issue) berindeks WoS/SCOPUS/ERA. (sila sertakan bukti daripada penganjur)
   
5. Pemohon perlu mempunyai rekod prestasi (track record) yang aktif sebagai main author / corresponding author. *Sila rujuk Jadual Rekod Prestasi di bawah.
6. Persidangan yang berkaitan secara terus dengan penyelidikan/bidang kepakaran.
   
7. Perjalanan dibenarkan untuk projek penyelidikan yang memasuki tahun kedua dan ke atas sahaja.
8. Sekali sahaja bagi setiap geran penyelidikan dalam tempoh aktif geran.
9. Tidak dibenarkan menghadiri persidangan luar negara yang dianjurkan oleh penganjur tempatan.
10. Hanya yang telah diluluskan dalam kertas cadangan penyelidikan (proposal) dan telah diperuntukan dalam vot 21.
11. Untuk pembentangan secara maya, penyelidik perlu mendapatkan pengesahan daripada penganjur persidangan.
12. Tempoh perjalanan tidak boleh melebihi tujuh (7) hari termasuk satu (1) hari sebelum dan satu (1) hari selepas tarikh persidangan / seminar / bengkel / kursus / kolaborasi / mesyuarat ke luar negara. Jika melebihi tujuh (7) hari, penjelasan yang sewajarnya hendaklah dilampirkan supaya tidak menjejaskan tugas harian dan tanggungjawab pengajian.
13. Jumlah delegasi ke luar negara daripada USM bagi satu program/aktiviti tidak boleh melebihi dua (2) orang.
14. Perjalanan menggunakan laluan dan tambang paling murah.
15. Berpotensi untuk mewujudkan rangkaian untuk mendapatkan geran antarabangsa.
16. Berpotensi untuk dijemput menerbitkan buku oleh penerbit terkenal antarabangsa.
17. Tertakluk kepada kecukupan baki geran penyelidikan.

Jadual Rekod Prestasi

NILAI BANTUAN

Perbelanjaan menggunakan geran penyelidikan adalah mengikut syarat yang ditetapkan penaja geran, kadar kelayakan pemohon dan juga tertakluk kepada baki peruntukan semasa geran.

• Wang Pendahuluan

Pemohon boleh mendapatkan wang pendahuluan melalui Jabatan Bendahari dengan mengisi borang berkaitan dan dilampirkan bersama dengan surat/catatan kelulusan daripada Bahagian Penyelidikan & Inovasi dan Ketua Setiausaha (KSU).

• Tambang Perjalanan

Tertakluk kepada peraturan dan perbelanjaan kewangan seperti ditetapkan oleh Jabatan Bendahari.

• Visa

Urusan mendapatkan visa adalah tanggungjawab pemohon. Bahagian Penyelidikan & Inovasi akan membantu menyediakan surat sokongan bagi memudahkan urusan dalam perkara ini.

• Perlindungan Insuran

Perlindungan insuran adalah ditanggung oleh pihak Universiti Sains Malaysia atau melalui geran penyelidikan.

• Tuntutan

Semua tuntutan perbelanjaan hendaklah dihantar terus ke Jabatan Bendahari melalui perakuan PTJ masing-masing bersama dengan surat kelulusan pembiayaan daripada Bahagian Penyelidikan & Inovasi dan surat kelulusan perjalanan daripada KSU.

TEMPOH PERJALANAN

• Tempoh perjalanan menghadiri persidangan/bengkel/lawatan rasmi ke luar negara adalah mengikut tarikh persidangan/bengkel/lawatan rasmi (tambahan dua hari untuk tempoh perjalanan dibenarkan).

• Jika pemohon melebihi tempoh perjalanan yang ditetapkan, Bahagian Penyelidikan & Inovasi tidak akan bertanggungjawab atas semua kos yang terlibat. Permohonan melebihi tempoh perjalanan hanya akan dipertimbangkan atas sebab bencana atau kemalangan yang tidak dapat dielakkan dengan justifikasi.

KERTAS KERJA PEMBENTANGAN

• Pemohon diwajibkan menghantar satu salinan kertas kerja pembentangan atau penerbitan/prosiding yang dihasilkan ke Perpustakaan Universiti 20 hari selepas kembali dari persidangan.

PEMBATALAN PERMOHONAN

• Sekiranya berlaku pembatalan perjalanan ke luar negara samada oleh pihak penganjur atau pemohon sendiri, makluman secara bertulis perlu dihantar ke Bahagian Penyelidikan & Inovasi.

• Bahagian Penyelidikan & Inovasi tidak akan bertanggungjawab terhadap sebarang tuntutan kos, perbelanjaan atau kos lain yang dikenakan disebabkan kegagalan pemohon memaklumkan kepada Bahagian Penyelidikan & Inovasi bagi pembatalan perjalanan ke luar Negara tersebut.

MAKLUMAT TAMBAHAN

• Semua pemohon masih tertakluk kepada peraturan dan perbelanjaan kewangan seperti ditetapkan pihak Universiti dan kegagalan mematuhi peraturan ini boleh dikenakan tindakan sewajarnya seperti surcaj atau lain- lain tindakan tatatertib.

• Sebarang pindaan akan dibentangkan semula di Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Penyelidikan untuk perakuan sebelum dimajukan ke Jawatankuasa berkaitan untuk kelulusan lanjut.

TATACARA PERMOHONAN

• Melalui system eOtra – eOTRA (usm.my)

KADAR ELAUN

• Kadar Elaun Makan, Pendahuluan Diri Sewa Hotel/Elaun Lojing Semasa Bertugas Rasmi Di Luar Negeri

FLOW CHART

• Flow Chart